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Let´s Meet Online!
Lange vor der Finanzkrise suchten Unternehmen nach Alternativen für aufwendige und teure internationale Meetings. Oft bedeutete das die Anschaffung eines kostspieligen Videokonferenzsystems. Eine günstigere, und in der Regel einfach zu bedienende Lösung bietet das sogenannte Web Conferencing. Meetings oder Produktpräsentationen werden mit browserbasierten Tools ins Internet verlegt. Für Unternehmen deren Partner und Kunden überall auf der Welt verteilt sind, bedeutet das Zeit- und Kostenersparnis, mit minimalem Aufwand.
Echtzeit-Kommunikation
Die virtuelle Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und Dienstleistern gewinnt an Effizienz, da Dokumente nicht mehr umständlich per E-Mail hin- und hergeschickt oder per Telefon abgestimmt werden müssen. Während einer virtuellen Konferenz präsentiert der Moderator in Echtzeit die Inhalte via Desktop-Sharing; Erklärungen und Fragen lassen sich wiederum per VoIP oder Chat übermitteln. Diese Vorteile des Web Conferencing nutzt seit Jahren auch das Wiener IT-Unternehmen process4.biz, um die Produktentwicklung mit der Niederlassung in Russland zu koordinieren.
"Einfacher und konkreter"
Früher mussten die Mitarbeiter von process4.biz Hunderte von Screenshots und Beschreibungen anfertigen, um neue Features per E-Mail zu besprechen. Heute läuft dieser Abstimmungsprozess dank Webkonferenz schneller ab. Beide Seiten schauen nun auf dieselbe Zeichnung und können mit Zeigepfeil und Whiteboard Details erläutern und bearbeiten. "Oft ist es vorgekommen, dass verschiedene Produktvarianten hin- und hergeschickt wurden, bis klar war, was wir ändern oder verbessern müssen", erklärt Thomas Handlir, Geschäftsführer von process4.biz. "In einer Webkonferenz benötigt die Dokumentation der einzelnen Schritte weniger Zeit und gestaltet sich einfacher und konkreter."
Die Standard-Tools
Process4.biz setzt bei den Meetings mit den russischen Kollegen auf die Webkonferenz-Lösung des Karlsruher Anbieters Netviewer. Es handelt sich dabei um ein einfach zu bedienendes Desktop-Sharing-Tool, das über alle üblichen Funktionen verfügt, die moderne Webkonferenz-Lösungen bieten. Dazu gehören ein Betrachter für die häufigsten Dateitypen, ein Whiteboard (eine Funktion mit der schnelles Skizzieren auf einer weißen Arbeitsfläche ermöglicht wird) sowie ein Editor. Viele Tools bieten auch Application Sharing, das gemeinsame Betrachten und Bearbeiten von Dokumenten erlaubt. Diese Funktion ermöglicht zum Beispiel gemeinsame Erstellung von Zeichnungen oder Präsentationsunterlagen.
Privatsphäre
In der Regel gibt es bei webbasierten Konferenzen einen Moderator, also einen Sitzungsleiter, der auswählen kann, welche der auf dem eigenen Rechner geöffneten Anwendungen am Bildschirm des Anderen sichtbar werden sollen. In der Business-Edition der Netviewer-Lösung kann zum Beispiel ein Moderator seine Schreibtischoberfläche auch synchron auf die Bildschirme mehrerer Teilnehmer übertragen und einzelnen Teilnehmern unterschiedliche Zugriffsrechte einräumen. GoToMeeting, eine Web-Conferencing-Lösung von Citrix, beinhaltet zusätzlich eine Funktion mit dem Namen Screen Clean, mit der die Icons die sich auf dem eigenen Bildschirm befinden, die Taskleiste und der Bildschirmhintergrund ausgeblendet werden können.
Hosten oder kaufen?
Die Anschaffung neuer Hardware ist für den Einsatz von Web-Conferencing-Tools grundsätzlich nicht notwendig. Diese können entweder also gehosteter Service über einen zentralen Server des Anbieters genutzt werden, oder der Nutzer setzt einen eigenen Kommunikationsserver auf. Bei einem gehosteten Service befindet sich der Server beim Anbieter der Lösung und der Kunde zahlt eine Nutzungsgebühr. Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen und einer hohen Nutzungsrate können auch eine Serverlizenz erwerben und die Webkonferenz-Software auf einem eigenen Server installieren.
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März 2009 / Olivera Stajic
Den gesamten Artikel lesen Sie in der März-Ausgabe des pfm-Magazins.
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