BlackBerry hilft bei Schneeräumung

Für Facility Service Unternehmen bringt die Ausstattung des Außendienstes mit mobilen Lösungen viele Vorteile. Die Firma Attensam nutzt die Anwendungen vom T-Mobile qualified Partner HK-EDV um die Qualität zu verbessern, Prozesse zu beschleunigen und den Kunden besseren Service zu bieten.

Die Firma Attensam ist einer der größten Facility Service Unternehmen Österreichs mit Niederlassungen in allen Bundesländern. Allein in Wien sind je nach Jahreszeit zwischen 1000 und 1500 Mitarbeiter im Einsatz um Aufzüge zu kontrollieren, bei 3000 Objekten die Hausreinigung vorzunehmen und bei 15.000 Objekten den Schnee zu räumen. Insgesamt reinigt oder räumt Attensam mehr als 22 Millionen Quadratmeter Bodenfläche und hat in Summe etwa 800 Fahrzeuge im Einsatz. Die Bereiche, in denen Attensam tätig ist, umfassen neben Hausreinigung und Schneeräumung, Wartung, Reparatur und Montage, Schädlingsbekämpfung, Taubenabwehr, Büroreinigung, Sonderreinigung und Grünflächenbearbeitung.

Attensam ist aber nicht nur in Österreich tätig. Im Mai 2006 setzte Attensam den wichtigen Expansionsschritt nach Berlin. Heute ist Attensam in Deutschland auch mit Filialen in Leipzig, Dresden und Düsseldorf vertreten. Bereits im Jahr 2005 wurde am Standort Budapest die operative Tätigkeit aufgenommen und im Herbst 2008 eine Niederlassung in Belgrad eröffnet.

Hohe logistische Anforderungen
Die Organisation und Dokumentation dieser über ein weites Gebiet verstreuten Tätigkeit ist natürlich sehr aufwändig und der Einsatz von mobilen Lösungen bietet sich hier direkt an. Deshalb hat Attensam vor etwa einem Jahr gemeinsam mit T-Mobile und T-Mobile qualified Partner HK-EDV begonnen, ein auf BlackBerrys beruhendes System zur mobilen Dokumentation einzuführen. "Für uns war wichtig, dass wir sämtliche Daten von den Mitarbeitern im Außendienst ohne Verzögerung in die Zentrale bekommen. Auch wird mit den BlackBerrys und dem darauf aufgesetzten System alles lückenlos dokumentiert und archiviert. Wir verbessern damit primär die Qualität der Information für den Kunden, beschleunigen unsere Prozesse und schaffen die Zettelwirtschaft ab", fasst Prokurist Peter Schrattenholzer die Beweggründe für den Einsatz und die Vorteile des Systems zusammen.

Durch die mobile Lösung wird die Kommunikationskette Kunde–Innendienst–Außendienst stark verbessert. Sie funktioniert schneller und die Berichte sind detaillierter. Und vor allem wird die Zettelwirtschaft abgeschafft – die Berichte liegen im Backoffice in elektronischer Form vor und können daher direkt weiter bearbeitet werden. Derzeit sind Techniker, Vorarbeiter und Gebietsbetreuer mit etwa 70 Geräten ausgestattet. Fachlich sind es Bereiche wie etwa Aufzugskontrolle, wo durch das Wiener Aufzugsgesetz besonders strenge Dokumentationsanforderungen bestehen.

Für den Winter ist die Einführung eines Dokumentationssystems für die Schneeräumung geplant, an dem Attensam gemeinsam mit HK-EDV und T-Mobile gerade intensiv arbeitet. Schrattenholzer berichtet über sehr positive Erfahrungen bei dieser Zusammenarbeit. "HK-EDV geht freundlich und rasch auf Anforderungen ein – das habe ich bisher in 15 Jahren Berufserfahrung noch nicht erlebt. Das System läuft problemlos und ohne Abstürze, die Mitarbeiter sind begeistert und arbeiten sehr gerne damit", zeigt sich Schrattenholzer angetan von der Kooperation. "Auch mit T-Mobile sind wir sehr zufrieden, sie sind sehr involviert, unterstützen uns und tun uns alles Gute, was sie tun können." Schrattenholzer bescheinigt beiden eine gute Kooperation untereinander und auch mit den Tarifen zeigt er sich sehr zufrieden. "Die Investition hat sich jedenfalls ausgezahlt", zieht er auch ein positives kommerzielles Resümee.

Schnelle Abrechnung
Unternehmen, die Facility Services anbieten, sind kleine Hausverwaltungen mit fünf bis 15 Angestellten aber auch große Unternehmen mit mehr als tausend Mitarbeitern wie eben Attensam. Der T-Mobile qualified Partner HK-EDV hat für die Erfassung aller relevanten Daten, wie Zeit, Leistung und Lokalisierung dieser mobilen Mitarbeiter eine eigene Software entwickelt und vertreibt diese, zusammen mit T-Mobile und RIM (BlackBerry Hersteller) als Paket an Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern. Knackpunkt für den Einsatz von neuen IT-Systemen sind erhöhter Komfort und leichte Bedienbarkeit. Beides ist im Zusammenspiel zwischen INES Convictor und der BlackBerry-Lösung gegeben.

HK-EDV bietet dieses IT-System in zwei Modulen an: INES Convictor Location und INES Convictor Time. Ersteres sorgt für den effizienten Einsatz der mobilen Mitarbeiter und liefert den Leistungsnachweis für die korrekte Abrechnung. Nur wer in Echtzeit über den Status der Tätigkeit und den Standort der Mitarbeiter Bescheid weiß, kann Arbeitsabläufe besser und kostengünstiger koordinieren.

Location ist ein Lokalisierungstool für die sichere Prozessorganisation und -koordination. Die Kommunikation erfolgt über BlackBerry Endgeräte mit GPS-Empfänger (z.B. BlackBerry 8310 oder 8800). Die Position der mobilen Mitarbeiter wird permanent aufgezeichnet, automatisch übertragen und die gespeicherten Daten auf digitalen Karten abgebildet.

Dazu können alle Tätigkeiten über BlackBerry erfasst werden – das geht von der einfachen Zeiterfassung bis hin zu einer Checkliste für die Aufzugskontrolle oder Wartung. Alles was bisher über Zettel gemacht wurde, kann nun über das Smartphone erledigt werden und alle Daten werden direkt vor Ort erfasst. Das ist bei der Überprüfung von Aufzügen mit jeweils 18 Punkten, die geprüft und protokolliert werden müssen, besonders wichtig. Zu jedem Punkt kann der Techniker noch einen Kommentar hinzufügen und mit einem Foto online dokumentieren. Ist bei einem der Checkpunkte eine "Nein"-Buchung dabei, wird automatisch ein Arbeitsauftrag über das Backend generiert und ein Statusmail an den zuständigen Mitarbeiter oder an den Hersteller, der die Reparatur durchzuführen hat, versendet. Das Mail enthält alle relevanten Daten des betroffenen Aufzugs und das geht alles sehr schnell.

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Oktober 2009

Den gesamten Artikel lesen Sie in der Oktober-Ausgabe des pfm-Magazins.